Die „Getting Things Done“ (GTD) Methode für Deine Effizienz

Schreibtisch-Utensilien für die Getting Things Done Methode

Willst Du Deine Aufgaben fix erledigen und Dich über Deine erreichten Ziele freuen? Dann ist die Zeitmanagement Technik „Getting Things Done“ bzw. GTD Methode ideal für Dich.

Schiebst Du To-dos gerne vor Dir her und gerätst am Ende immer in Stress, weil die Deadline immer näher rückt? Die „Getting Things Done“ Methode verspricht durch ihr ausgeklügeltes System bestehend aus unterschiedlichen Listen und fünf Schritten produktives Arbeiten.

Damit Du Dich voll und ganz auf eine Aufgabe fokussieren kannst, schreibst Du alle To-dos inklusive Deadlines auf. Der Grund: Während Du z.B. eine wichtige Präsentation vorbereitest, lässt Du Dich nicht von Gedanken an andere wichtige Projekte, die bald anstehen, ablenken. So kannst Du ganz entspannt alles abarbeiten ohne die Sorge, irgendetwas vergessen zu haben.

Was ist die „Getting Things Done“ Methode?

Die „Getting Things Done“ Methode stammt vom US-Autor David Allen, über sein Zeitmanagement System hat er ein ganzes Buch verfasst. Er beschäftigt sich mit Produktivität und coacht Führungskräfte. Neben der kompletten Erfassung aller Aufgaben, setzt GTD auch auf regelmäßige Selbstreflexion – am Ende jeder Woche ziehst Du ein Resumé und schaust, an welchen Stellen Du noch effizienter arbeiten könntest. Genau wie andere Zeitmanagement Methoden wird auch bei dieser eine große Aufgabe oder ein Projekt in mehrere kleinere Aufgaben aufgesplittet.

Die GTD Methode in 5 Schritten

Laut der GTD Methode führen fünf Schritte zum Erfolg: Im ersten Step werden alle Aufgaben und zu bearbeitenden Dokumente gesammelt. Schritt zwei: Alles Gesammelte verarbeiten. Im dritten Step steht die Organisation im Fokus. Anschließend siehst Du Dir alles durch (Schritt vier). Und zuletzt erledigst Du im fünften Schritt Deine Aufgabe(n).

Schritt 1 der GTD Methode: Sammeln

Im ersten Step werden alle Aufgaben und zu bearbeitenden Dokumente gesammelt. Dazu kannst Du beispielsweise eine Briefablage nutzen oder aber digital, z.B. mit One Note arbeiten. Wichtig ist hierbei, dass, egal, auf welche Art Du Deine To-do’s aufbewahrst, Du Dich für eine Art entscheidest, sodass alles an ein und demselben Ort gesammelt wird.

Schritt 2: Verarbeiten

Alles, was sich in Deinem digitalen oder physischen Ordner sammelt, musst Du durchsehen und anschließend weiter verarbeiten. Das heißt: Jedes Blatt, dass Du in die Hand nimmst, darf nicht zurück in die Ablage, sondern wird – je nach Art des To-dos – wegsortiert. Frage Dich, um welche Art von Aufgabe es sich handelt, um sie richtig einzuordnen. Danach entscheidest Du: Kann ich das direkt erledigen? Welchen nächsten Schritt gehe ich bei diesem To-do?

Trifft keine der genannten Auswahlmöglichkeiten auf Deine Aufgabe zu, kannst Du das Blatt wegwerfen, archivieren oder auf Deine „Vielleicht“-Liste (später mehr dazu) setzen. Indem Du Dir die einzelnen Fragen stellst, sortierst Du Deine Aufgaben im selben Schritt.

Schritt 3: Organisieren mit der „Getting Things Done“ Methode

Um die Aufgaben nun weiterzuverarbeiten, wird auf unterschiedliche Listen gesetzt. Die „Nächste Schritte“-Liste enthält alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Außerdem ist es sinnvoll, wenn Du Dir eine Liste mit To-do’s, die Du delegiert hast, anlegst, um auch das nicht aus den Augen zu verlieren. Frage immer wieder den aktuellen Status nach – am besten legst Du dafür auch bestimmte Termin fest – und trage ihn dann in Deine Erinnerungsliste ein. Geht die Aufgabe schnell und ist in zwei Minuten abgehakt? Dann erledige sie sofort. Ganz konkrete Termine trägst Du in einen Kalender ein.

Wenn ein To-do mehrere Schritte umfasst, handelt es sich um ein Projekt. Projekte kannst Du auf einer individuellen Projektliste zusammenstellen. Dabei notierst Du immer den jeweiligen nächsten Teilschritt und terminierst, wann Du mit den einzelnen Steps abgeschlossen haben möchtest. Damit Du hier immer alles im Blick hast, solltest Du Deine Projektliste regelmäßig kontrollieren. Lege eine separate „Nächste Schritte“ Liste an, unabhängig von Deiner Projektliste. Hierbei geht es darum, dass Du für all Deine Vorhaben – beruflich wie privat – jeweils die nächsten Steps aufschreibst und terminierst.

Schritt 4: Durchsehen

Jetzt hast Du all Deine To-dos übersichtlich geordnet und organisiert. Um wirklich perfekt damit arbeiten zu können, solltest Du Deine Listen regelmäßig durchsehen und aktualisieren. Schaue dazu täglich auf Deine Aufgabenliste und in Deinen Terminkalender. Versuche ebenfalls, Deine Ablage, in der jeden Tag neue Aufgaben fließen, regelmäßig zu leeren. Rückblick und Selbstreflexion sind ebenfalls Bestandteile der „Getting Things Done“ Methode. Heißt, Du tust nach jeder Woche Folgendes:

  • Auf Reset gehen: Alle Ideen, die Dir in den Sinn kommen, schreibst Du einmal auf, damit sie Dich nicht von anstehenden Aufgaben abhalten. Hier kannst Du alle möglichen To-do’s notieren, die in der nächsten Woche anstehen könnten.
  • Eingehende Aufgaben: Alle To-do’s für die nächste Woche werden in Deinem persönlichen GTD System – also Ordner bzw. Ablage oder digital einsortiert. Dann überprüfst Du Deine Aufgabenliste: Hast Du sie regelmäßig aktualisiert? Sind alle erledigten To-do’s abgehakt? Was steht in der kommenden Woche an?
  • Kontrolliere ebenfalls Deine Projektliste: Ist Deine Liste auf dem neusten Stand? Welche weiteren Schritte konntest Du bereits abhaken, um Deinem Projektziel ein Stück näher zu kommen?
  • „Vielleicht“-Liste aktualisieren: Hat ein To-do mehr Relevanz bekommen und könnte auf eine der anderen Listen verschoben werden?
  • Erinnerungsliste mit delegierten Aufgaben überprüfen: Hast Du den aktuellsten Status notiert und noch einmal nachgehakt?

Schritt 5: Erledigen

Wie gut wir eine Aufgabe erledigen, hängt auch von externen Faktoren ab. Diese bezieht David Allen in der „Getting Things Done“ Methode ebenfalls mit ein. Das sind: Kontext, Deine verfügbare Zeit, Deine derzeit verfügbare Energie sowie Deine Priorität. Bestimme zunächst den Kontext, in dem Du etwas erledigen möchtest. Beruflich oder privat? Du kannst Deine Aufgabenliste, der besseren Übersicht halber auch in verschiedene Kontexte gliedern, so entstehen jeweils separate Kontextlisten. So können wir besser entscheiden, welches To-do wir jetzt idealerweise als nächstes angehen sollten.

Bei der Dir zur Verfügung stehenden Energie geht es darum, Deinen eigenen Biorhythmus optimal für Dich zu nutzen. Das heißt, Du beobachtest, ob Du morgens, mittags oder abends am besten bzw. am konzentriertesten arbeiten kannst. Alles, was Deine absolute Aufmerksamkeit verlangt, legst Du dann in Deine aktive Tageszeit. To-do’s, die Dir leichter von der Hand gehen – wie beispielsweise E-Mails wegsortieren o.Ä. – kannst Du auch zu einer anderen Tageszeit erledigen.

So erreichst Du Deine Ziele mit der GTD Methode

Jetzt hast Du alle Aufgaben entsprechend wegsortierst und möchtest unbedingt loslegen. Die letzte Frage, die Du Dir laut der GTD Methode jetzt stellen musst ist: Was hat Priorität? Dies kannst Du sehr gut abschätzen, wenn Du Dir Deine Termine bzw. Deadlines im Kalender anschaust: Was steht als nächstes an? Ein Meeting, auf das Du Dich vorbereiten musst oder eine Präsentation? Entscheide anhand der Abgabetermine, was Du als nächstes angehst. Und dann: Viel Spaß beim Arbeiten mit der Zeitmanagement Methode!

HomeofficeGuru Tipp: Lass Dich nicht von dem „bürokratischen“ Teil der „Getting Things Done“ Methode abschrecken. Sie funktioniert, wenn Du sie einmal etabliert hast. Aber: Wie immer solltest Du erst herausfinden, ob sie auch zu Dir passt. Sonst versuche doch auch einmal die ALPEN oder Pomodoro Technik – und entscheide dann, welche Dir am besten gefällt. 😉

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Letzte Aktualisierung am 25.11.2020 / Affiliate Links / Bilder von der Amazon Product Advertising API

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